21. Oktober 2026
Dürfen Steuerberater Mandantendaten in ChatGPT eingeben?
Was Berufsgeheimnis und DSGVO für öffentliche KI-Tools bedeuten, und welche Fragen Sie stellen sollten, bevor Mandantendaten irgendwohin gehen.
In den meisten Fällen nicht ohne sorgfältige Prüfung. Wer Zahlen, Lohnabrechnungen oder Schriftverkehr eines Mandanten in ein öffentliches KI-Tool kopiert, gibt diese Daten an ein fremdes Unternehmen, oft außerhalb der EU. Für Steuerberater berührt das zwei Regelwerke zugleich: das Berufsgeheimnis und die DSGVO.
Berufsgeheimnis
Steuerberater und Buchhalter sind ihren Mandanten zur Verschwiegenheit verpflichtet. In Deutschland ist die Weitergabe von Berufsgeheimnissen an Dienstleister nur unter engen Voraussetzungen zulässig (§ 203 StGB, § 62a StBerG): Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt und zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Die Hinweise Ihrer Kammer sind dafür der Maßstab.
Die DSGVO
Mandantendaten enthalten meist personenbezogene Daten. Wer sie an einen KI-Anbieter sendet, macht diesen zum Auftragsverarbeiter: Das erfordert einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, einen Eintrag im Verzeichnis und, wenn die Daten die EU verlassen, eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung. Viele öffentliche KI-Tools speichern Gespräche zudem und nutzen sie teils zum Training ihrer Modelle, wenn man das nicht abschaltet.
Fragen vor dem Einsatz eines KI-Tools für Mandantenarbeit
- Wo werden die Daten verarbeitet, und in welchem Land?
- Werden sie danach gespeichert, wie lange, und werden sie zum Training verwendet?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und deckt er die Verschwiegenheit ab?
- Können Sie im Nachhinein zeigen, was die KI mit welchen Daten getan hat und wer das Ergebnis freigegeben hat?
Die Alternative: KI, die in der Kanzlei bleibt
Diese Fragen entfallen, wenn die KI auf einer Maschine in Ihrer eigenen Kanzlei läuft. Mandantendaten werden dort verarbeitet und verlassen das Gebäude nie, es gibt keinen externen Dienstleister, und jede Aktion wird mit Name und Uhrzeit festgehalten. Das leistet Bertha.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre Pflichten mit Ihrer Kammer oder Ihrem Berater.