Mag je klantgegevens in ChatGPT zetten als accountant?

Meestal niet zonder zorgvuldige controle. Wie cijfers, loonstroken of correspondentie van een klant in een publieke AI-tool plakt, geeft die gegevens aan een extern bedrijf, vaak buiten de EU. Voor een accountant raakt dat aan twee sets regels tegelijk: de geheimhoudingsplicht en de AVG.

Geheimhoudingsplicht

Accountants en belastingadviseurs zijn gebonden aan geheimhouding tegenover hun klanten. Klantinformatie delen met een derde, ook met een softwareleverancier, vraagt om een goede grondslag: toestemming van de klant, een overeenkomst die de leverancier aan dezelfde geheimhouding bindt, of beide. De richtlijnen van je beroepsorganisatie zijn daarvoor het uitgangspunt.

De AVG

Klantgegevens bevatten meestal persoonsgegevens. Stuur je ze naar een AI-aanbieder, dan wordt die aanbieder een verwerker: dat vraagt om een verwerkersovereenkomst, een vermelding in je register en, als de gegevens de EU verlaten, een grondslag voor de doorgifte. Veel publieke AI-tools bewaren gesprekken ook, en sommige gebruiken ze om hun modellen te verbeteren, tenzij je dat uitzet.

Vragen om te stellen voordat je een AI-tool voor klantwerk gebruikt

1. Waar worden de gegevens verwerkt, en in welk land?
2. Worden ze daarna bewaard, hoe lang, en worden ze gebruikt om modellen te trainen?
3. Is er een verwerkersovereenkomst, en dekt die de geheimhoudingsplicht?
4. Kun je achteraf laten zien wat de AI met welke gegevens deed, en wie het resultaat goedkeurde?

Het alternatief: AI die op kantoor blijft

Deze vragen vervallen als de AI op een machine op je eigen kantoor draait. Klantgegevens worden daar verwerkt en verlaten het gebouw nooit, er is geen externe verwerker, en elke actie wordt vastgelegd met een naam en een tijd. Dat is wat Bertha doet.

Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies. Controleer je eigen verplichtingen bij je beroepsorganisatie of adviseur.