Får en redovisningskonsult lägga in klientuppgifter i ChatGPT?

Oftast inte utan noggrann kontroll. Den som klistrar in en klients siffror, lönebesked eller korrespondens i ett publikt AI-verktyg lämnar uppgifterna till ett externt företag, ofta utanför EU. För en redovisningskonsult berör det två regelverk samtidigt: tystnadsplikten och GDPR.

Tystnadsplikt

Redovisningskonsulter och revisorer har tystnadsplikt mot sina klienter. Att dela klientinformation med tredje part, även en mjukvaruleverantör, kräver en stabil grund: klientens samtycke, ett avtal som binder leverantören till samma sekretess, eller båda. Er branschorganisations vägledning är utgångspunkten.

GDPR

Klientuppgifter innehåller oftast personuppgifter. Skickar ni dem till en AI-leverantör blir leverantören personuppgiftsbiträde: det kräver ett biträdesavtal, en post i ert register och, om uppgifterna lämnar EU, en rättslig grund för överföringen. Många publika AI-verktyg sparar också konversationer, och vissa använder dem för att träna sina modeller om man inte stänger av det.

Frågor innan ni använder ett AI-verktyg för klientarbete

1. Var behandlas uppgifterna, och i vilket land?
2. Sparas de efteråt, hur länge, och används de för att träna modeller?
3. Finns ett biträdesavtal, och täcker det tystnadsplikten?
4. Kan ni efteråt visa vad AI:n gjorde med vilka uppgifter, och vem som godkände resultatet?

Alternativet: AI som stannar på kontoret

Frågorna försvinner när AI:n körs på en maskin på ert eget kontor. Klientuppgifter behandlas där och lämnar aldrig byggnaden, det finns inget externt personuppgiftsbiträde, och varje åtgärd registreras med namn och tid. Det är vad Bertha gör.

Den här artikeln är allmän information, inte juridisk rådgivning. Kontrollera era egna skyldigheter hos er branschorganisation eller rådgivare.